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后勤管理

PART1 研發目的

隨著現代化城市的快速發展，人們生活節奏在加快，衣食住行的便捷無一不是科技工業進步發展的結果。為了方便員工的工作、生活，越來越多的企事業單位為員工提供宿舍服務，以方便工作人員的居住。然而宿舍的維護管理問題缺逐漸凸顯，例如宿舍檔案不全、維修不便、費用不清、私自調換房間、違規退房等，給企業在管理上造成不便，在經濟上造成損失。

提到宿舍，現在無論是學校還是工廠都是再熟悉不過的了，學生宿舍樓、教師宿舍、職工宿舍等等，每一棟樓房都有很多的房間，每個宿舍分配了多少個床位，住著哪些人員，哪些床位是空的，哪些房間是空的，這些都需要人員去維護，曾經的我們，通過紙張登記，查看房間信息，房間床位信息。房間少的情況下還好，我們可以一個個進行比對，看登記信息去查看房間信息，床位信息。但是房間多、區域分散、登記信息不全的情況下，或者有人員進行變動，退房、換房的情況下，可就麻煩了我們的宿舍管理員了。我們的宿舍管理員需要慢慢的進行查找，不僅浪費了時間成本還容易出錯。新入職的員工、出差的客戶需要等待很長時間才能進去入住，再加上現在樓層在逐漸的向高層發展，人員手動管理已經不能滿足社會的需要，因此后勤管理系統應用而生。

華天動力V10后勤管理系統，不僅解決了當前人力成本，時間成本問題，還可以快速的定位到房間號、宿舍床位號，通過系統，我們就可以在第一時間了解某個宿舍是否滿員，可以方便的把人員、宿舍、床位進行關聯綁定，查詢起來很方便，相比較起傳統的紙質登記來說，現代化的后勤管理系統更快捷，更高效，更適應人們快捷化的生活方式。

1.1使用場景

權限分配

不同小區的宿舍可以指定專門的管理員，管理員具有宿舍檔案維護、宿舍分配的所有權限，包括新建宿舍、分配宿舍、調換宿舍、退還宿舍、宿舍報修、宿舍費用等權限。

宿舍分配

入職員工宿舍分配、出差客戶宿舍分配、入住宿舍調換等，需要有員工自助申請、或者管理員統一進行宿舍分配處理。

宿舍維修

宿舍異常故障問題，可以由員工自助提交維修申請單、也可以由管理員直接進行維修登記，由相關后勤人員統一進派單處理。

費用清單

一月一賬單，宿舍管理員每月登記各個宿舍不同類型的費用，對費用清單進行催繳、繳納登記。系統自動進行賬單合計。

1.2常見問題

企事業單位后勤管理主要存在的現象和問題是：

以紙質存儲的宿舍檔案受時間的局限性，年久易損，易丟失，查找困難。

員工的入住申請單沒有集中管理，則收集統計困難。

宿舍入住人員信息不全。

宿舍空余床位統計困難。

宿舍分配、調換程序復雜、效率低下。

宿舍維修全責不明，處理效率低。

后勤統計數據不全面、不及時。

PART2 于高效組織管理的價值

華天動力辦公系統的后勤管理主要解決對宿舍區、宿舍樓、宿舍統一管理及統計的工作。宿舍管理人員可以用圖形化方式對宿舍區、宿舍樓、宿舍等基本信息進行管理，具體內容包括：宿舍樓小區、宿舍樓編號、單元號、房間號、樓層、單元、床位數、房間類型及相關費用、宿舍朝向、備注等信息。可按宿舍小區實時顯示當前宿舍入住人數、總床位數、空床位。并以平面圖的形式直觀顯示所有樓層每一間宿舍入住情況，不同顏色區分宿舍的入住狀態，點擊入住人員可查看人員的詳細信息。

PART3 與眾不同

3.1特點與優勢

3.1.1全面的宿舍檔案管理

系統提供宿舍檔案的全面管理，包括宿舍所在的小區、樓宇、單元，以及樓宇的類型、單元的朝向、房屋的類型、房間類型、房間狀態等詳細檔案記錄。為管理員合理分配房間提供決策依據。

3.1.2靈活而統一的入住管理

對于沒有賬號的員工，可以由管理員統一進行新員工入住登記、房間調換、退房等操作，對于有賬號的員工，則可以自助發起入住申請、房間調換申請、退房申請。所有的入住申請、換房申請最終都是由宿舍管理員進行房間的合理分配，在為員工提供便捷操作的同時，還能保證公平公正。

3.1.3精準的費用管理

系統按照月份，呈現不同宿舍的費用賬單，不同類型的費用清晰明了，便于宿舍管理員催繳對賬。

3.1.4可視化臺賬管理

提供宿舍臺賬、入住臺賬、費用臺賬、維修臺賬，為管理者隨時隨地查閱獲取全面的后勤數據信息提供便捷途徑，提升了工作效率。

3.1.5多維度的數據統計分析

系統從宿舍、床位、合同、費用等不同維度提供數據統計，按照不同的時間、空間進行數據分析、數據預警提醒。便于管理者從各個不同角度全面了解有價值的后勤數據。

3.1.6可拓展的接口對接

隨著系統應用的普及和推廣，系統功能的擴展將是不可避免的，因此，系統的可擴展性、可維護性是提高整個系統性能的必然要求。本系統具備較強的兼容性和可擴展性，方便使用者根據實際業務需要擴展模塊。

3.1.7實時監控的一覽圖

后勤管理系統提供宿舍一覽圖，以圖表的方式統計已入住的宿舍、剩余空房數量、剩余床位的數量等。通過不同的顏色醒目的區分不同類型、不同狀態的宿舍人員入住情況。對于已經入住的宿舍，可以很全面的查看入住人員的詳細信息。

3.2與其他模塊的聯系

1.與審批功能聯動

入住申請單、宿舍調換申請單、宿舍維修申請、宿舍費用審批單等后勤管理相關的表單都可以在審批流轉中進行表單樣式、表單內容、審批流程的自定義設置。

2.與信息模塊聯動

宿舍管理員可以使用信息模塊，向宿舍入住人員發送通知、公告等。

3.與資產模塊聯動

宿舍內的固定資產可以納入資產管理系統，進行統一的資產管理、分配、調度、回收。方便對宿舍固定資產的統一管理。

4.與消耗品模塊聯動

宿舍內的消耗用品領用、分配可以納入消耗品管理，方便對消耗類物資進行統一的管理、領用、分配。

5.與倉庫模塊聯動

宿舍內的一些物品，可以直接從倉庫進行領用、調撥。使用倉庫管理，方便對宿舍物資的統一采購、分配、調撥、出庫。

6.與文檔中心模塊聯動

對于租賃的宿舍，可以將租賃合同附件統一歸檔到文檔中心指定目錄下，方便對合同的歸檔管理。

3.3對客戶的好處

1.管理規范，權責明確

散落在不同的電腦和硬盤中的文檔，安全性差，文檔版本混亂，文檔查找不方便。萬一出現操作失誤將文檔刪除、電腦硬盤損壞等事故，可能對公司正常運作造成重大影響。通過知識管理公司可以統一的存放和管理文檔，防止資料的丟失，使文檔真正成為公司財富而非私人所有。

2.自助服務，方便快捷

書籍是人類傳遞知識的重要工具。有了書籍，我們可以知道幾千年前的事情。文檔也是傳遞知識的工具，而且制作過程要比書籍簡單一些。企業發展過程中，可以將自己形成的知識文化記載下來，按照企業的發展過程形成文檔，統一存儲。將一些企業的精髓，傳遞給一批又一批的員工，成為企業不可分割的企業文化。

3.費用賬單，一目了然

海量的電子文檔查詢起來非常不方便，當需要找一個文檔的時候，總是要在不同的存儲介質上逐一翻查，非常影響企業的工作效率。將電子文檔集中分類，分出不同類別，進行管理。查找文檔時可以有目標，不盲目的查找，迅速找到所需文檔，提高工作效率。

4.閑置宿舍，一覽無余

宿舍管理員通過房間入住一覽，能夠快速統計已入住的宿舍、剩余空房數量、剩余床位的數量，對于已經入住的宿舍，可以很全面的查看入住人員的詳細信息。對于即將入住到期的宿舍床位，系統會進行預警提示。

PART4 功能描述

華天動力協同辦公系統的后勤管理，通過方便、快捷、易用的操作，為廣大企業用戶提供了用來管理員工宿舍的功能。不僅提供宿舍檔案的維護、宿舍的分配與調換、宿舍費用、宿舍維修等管理功能，更支持宿舍管理員的分配、工單的派單，提供多維度的數據統計報表、和全面的宿舍一覽圖。讓企業在使用過程中操作簡單，信息透明，大大提高了企業的工作效率。

4.1功能組件概覽

圖表 4.1-1 功能列表

4.2基礎功能介紹

4.2.1基礎設置

系統中提供樓宇類型、房屋朝向、房屋類型、房間類型、故障類型、支付方式、押金方式等常用基礎類型設置，客戶還可以根據實際需求創建自己需要基礎類型，在后勤業務管理中，可以直接使用定義好的類型屬性，更方便的對后勤進行統一的規范管理。

4.2.2自定義表單

系統中提供入住申請單、費用登記單、報修單、退房申請單、宿舍調換申請單、離職標記等多個業務表單。客戶還可以根據實際需求修改表單內容、創建其他業務表單，實現將后勤線下業務進行線上管理。

4.2.3自定義流程

對后勤管理中的業務表單，系統提供自定義流程設置。實現不同用戶、不同部門、不同單位、不同區域使用不同的審批流程。靈活的使用權限設置、流程節點設置，跳轉條件、讀寫屬性設置，保證了流程的獨立、方便、安全。

4.3宿舍檔案管理

4.3.1小區維護

在進行宿舍檔案維護的時候，系統支持維護宿舍所在的小區。可以定義小區的名稱、編號、所在地址、備注信息。還需要指定當前小區宿舍的管理員，不同的管理員只能負責所管轄小區內的宿舍后勤業務。

4.3.2樓宇維護

系統支持對小區內不同樓宇進行登記管理，可以記錄樓宇的名稱、編號、層數、樓宇的類型、備注等信息。方便對不同類型、不同層數的樓宇進行管理。

4.3.3單元維護

系統支持對樓宇內不同單元進行登記管理，可以記錄樓宇單元的名稱、編號、層數、朝向、備注等信息。方便對不同層數、不同朝向的單元樓進行管理。

4.3.4房間維護

管理員對所管理的宿舍都能進行獨立維護，登記宿舍房間的名稱、編號、簡稱、房間類型、房屋類型、可入住人數、房屋狀態、備注等信息。還可以記錄房間的房東、授權人、托管中介信息。對于已經租賃的房間，還可以記錄合同信息、月租、押金進行登記，管理合同附件等。系統還提供給管理員查看房間入職記錄情況。

圖表 4.3.4-1 宿舍房間信息

4.3.5房間入住一覽

以圖表的方式提供管理員所管理的不同宿舍的一覽圖，包括已入住的宿舍、剩余空房數量、剩余床位的數量統計等。通過不同的顏色醒目的區分不同類型、不同狀態的宿舍人員入住情況。對于已經入住的宿舍，可以很全面的查看入住人員的詳細信息。對于即將入住到期的宿舍床位，系統會進行預警提示。

管理員更是可以在一覽圖中很便捷的對員工的宿舍調換需求、退房、離職進行登記處理。

圖表 4.3.5-1 房間入住一覽

4.4宿舍入住管理

4.4.1新人入住登記

對于新員工或者其他待入住的新人，宿舍管理員可以直接進行新人入住登記。填寫入住人員的基本信息、入住房間的要求、以及其他接送要求，發送審批后相關領導同意后，管理員即可為入住人員分配房間，填寫入住日期、房間檢查員、上傳相關附件資料等。

圖表 4.4.1-1 新人入住記錄

4.4.2入住申請

員工可以自助申請宿舍入住，可以為自己、下屬新員工、或者其他出差客戶進行入住申請。填寫入住人員的基本信息、入住房間的要求、以及其他接送要求，發送審批后相關領導同意后，待入住小區的管理員即可為入住人員分配房間，填寫入住日期、房間檢查員、上傳相關附件資料等。

4.4.3宿舍調換

當員工有宿舍調換的需求時，可以由宿舍管理員發起宿舍調換申請，也可以由員工自助發起宿舍調換申請，需要記錄申請人基本信息，以及宿舍調換的信息，包括調換理由、相關圖片、附件資料等。領導審批同意之后，由宿舍管理員進行房間的調換。

4.5宿舍費用管理

4.5.1費用類型維護

系統提供宿舍水費、電費、物業費、燃氣費、網費、停車費、房租、維修費、以及其他等常用的費用類型。客戶也可以根據宿舍費用管理需要，自定義所需要的費用類型。

4.5.2費用登記

宿舍管理員每個月對房間各種費用進行，同時記錄詳細的繳費信息，包括繳費狀態、繳費方式、經辦人、繳費時間、繳費憑證附件等。結合自定義的審批流程，實現宿舍費用的審批管理。

圖表 4.5.2-1 費用管理臺賬

4.6維修管理

4.6.1維修臺賬

宿舍管理員在維修臺賬中能夠對所有宿舍報修進行管理。根據不同的故障類型進行報修派單。監控維修進展，對沒有完成的派單進行跟進、催辦。統計不同時間、不同類型的故障。

圖表 4.6.1-1 維修臺賬

4.6.2維修申請

當員工宿舍有異常故障，需要進行維修處理時，可以由宿舍管理員進行維修登記并派單給維修處理人員，也可以由員工自助發起維修申請，審批通過后進行派單維修。員工在維修申請記錄中可以查看維修進度、維修狀態。

4.6.3維修反饋

維修處理人可以對派單給自己的維修單進行故障分析處理，在完成維修后，對維修單進行反饋，填寫具體的故障原因、解決辦法，及維修完成時間進行存檔。便于同類型故障問題的對比分析、維修經驗的積累共享。

4.7統計報表

4.7.1每月空床位統計

管理員可以通過統計表快速查看每月中每天宿舍空房、空床數量，空房率統計。便于對宿舍房間入住情況的整體了解，支持將統計表導出成Excel文件，便于對數據進行綜合分析利用。

4.7.2合約到期房間總覽

對有租賃合約的宿舍，管理員可以通過統計報表快速知曉哪些宿舍合約已經到期，方便管理員對宿舍進行續約、或者退房處理。支持將統計表導出成Excel文件，便于對數據進行綜合分析利用。

4.7.3租賃合同信息

對有租賃合約的宿舍，管理員可以通過統計報表快速查看所有的租賃合同信息，支持不同條件的合同篩選，支持將統計表導出成Excel文件，便于對數據進行綜合分析利用，支持一鍵下載合同附件。

4.7.4每月費用清單

管理員可以通過統計表快速查看本月宿舍費用情況，總金額、已繳費金額、待繳費金額，還可以詳細查看宿舍各種費用情況，是否繳費、繳費方式。支持將統計表導出成Excel文件，便于對數據進行綜合分析利用。

PART5 在系統規劃、實施與應用過程中的注意事項

1.宿舍管理員

在實施后勤管理前，需要先設置好宿舍小區的管理員，管理員對小區內所有宿舍擁有最高級別的管理權限，可以對小區樓宇、單元、房間等進行維護，同時還可以查看宿舍入住情況、進行宿舍分配、調換、退還、維修登業務的處理。

2.表單設置

在實施后勤管理前，需要先配置好入職申請單、保修單、費用登記單、宿舍調換申請單、宿舍退房申請當等表單、流程、及相關業務處理。

3.基礎設置

在實施后勤管理前，需要先定義好基礎數據項，包括樓宇類型、房屋朝向、房屋類型、房間類型、故障類型、支付方式、押金方式等常用基礎類型設置。

PART6 行業應用精選

6.1E達集團

E達集團是一家具有海外背景、致力于為國際電子商務提供海外銷售及物流服務的集團性企業。多年來，在美國、加拿大、英國、新加坡、澳大利亞等地成立了眾多海外分公司，為終端客戶提供極具競爭力的產品。E達集團的員工宿舍遍布全球各地，以往的宿舍管理權責不明，信息遺漏、數據不全、管理混亂。使用后勤管理系統不僅解決了跨區域管理的人力成本，時間成本問題，還可以線上快速的定位到宿舍所屬小區、宿舍房間號、宿舍床位號，可以方便宿舍管理員、后勤領導在第一時間了解某區域某個宿舍是否滿員，可以快速查看宿舍入住人員的信息、租賃到期提醒信息。員工不受時間、空間的限制，可以自助進行宿舍申請、宿舍調換、維修申請、退房申請等。不同數據臺賬一目了然，有效節約了跨時區、跨區域的信息傳遞不計算、數據統計不準確的問題。

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