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[ CIO時(shí)代]OA系統(tǒng)全解29：工作流駕到
[ CIO時(shí)代]OA系統(tǒng)全解29：工作流駕到
工作流管理是OA系統(tǒng)應(yīng)用的絕對(duì)核心，沒有之一。
工作流是OA系統(tǒng)中最復(fù)雜、最有技術(shù)含量的一項(xiàng)功能，它最能夠代表一個(gè)OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)水平。我們無法在一篇文章中介紹清楚工作流技術(shù)的所有內(nèi)容，只能從總體框架上來了解一些要點(diǎn)。
以有“工作流管理專家”之稱的華天動(dòng)力OA系統(tǒng)為例，我們將工作流分為流程類型、流程模板、流程設(shè)置、流程審批、流程管理這5個(gè)部分。
1、 流程類型
所謂流程類型，簡單的說就是用戶對(duì)一件工作的辦理方式和過程。在華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中，提供了10種流程類型可以使用：固定流程、自由流程、自由順序流程、分支流程、并發(fā)流程、半自由流程、震蕩流程、直到流程、承辦流程和無流程。
這10種流程既可單獨(dú)使用，也可組合使用，可以滿足用戶各種復(fù)雜的流程管理需求。
目前，優(yōu)秀OA系統(tǒng)中的流程管理早已超越了行政審批的范疇，已經(jīng)被越來越多的用于業(yè)務(wù)流程管理，包括預(yù)算管理、項(xiàng)目管理這樣的復(fù)雜流程。
2、 流程模板
流程模板就是在流程中流轉(zhuǎn)的表單或文件，華天動(dòng)力OA系統(tǒng)提供了三種類型的流程模板，包括：
文檔型模板，如Word/WPS格式的文檔，用于各種文件的審批，能夠?qū)崿F(xiàn)在線編輯和痕跡保留。
表單型模板，如借款單、請(qǐng)假單這樣的電子表單，用于表單類的審批，能夠方便的對(duì)表單中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總。
簽批單模板，同時(shí)包含文本文檔和電子表單兩種類型，用于既要審批文件內(nèi)容，又要審批表單內(nèi)容的流程，比如合同審批。
這三種模板類型滿足了用戶的各種審批要求。
3、 流程設(shè)置
流程設(shè)置就是讓流程按照設(shè)置好的規(guī)則，自動(dòng)化、智能化、規(guī)范化的流轉(zhuǎn)。
以條件跳轉(zhuǎn)設(shè)置為例，流程能夠根據(jù)表單中崗位、審批人、數(shù)值等內(nèi)容的不同，自動(dòng)選擇流向，而無需人工干預(yù)。比如當(dāng)借款金額為5000元以下時(shí)，流程不需要總經(jīng)理審批，達(dá)到5000元時(shí)，必須經(jīng)過總經(jīng)理審批。
這樣設(shè)計(jì)的好處是既可以保證流程的正確性，又可以大大減少流程數(shù)量，避免流程混亂，降低管理人員的工作強(qiáng)度。
4、 流程審批
當(dāng)流程到達(dá)時(shí)，OA系統(tǒng)會(huì)有各種方式提醒審批人盡快審批，包括系統(tǒng)內(nèi)部的短消息、彈出窗口、手機(jī)短信等等。審批人可以進(jìn)行同意、否決、回退、加簽、填寫意見、修改內(nèi)容等各種操作。
審批人可以在文檔或表單上插入電子印章或個(gè)人簽名，如果有特殊情況無法審批，則可以設(shè)置一個(gè)審批代理人，在指定時(shí)間內(nèi)，由代理人代為審批，自己同樣可以在系統(tǒng)中看到全部審批過程。
5、 流程管理
流程審批中和審批后，管理人員都可以行使一系列管理職能，比如審批中的審批監(jiān)控、審批催辦，審批后的報(bào)表統(tǒng)計(jì)、文件分發(fā)和歸檔等。
這里面報(bào)表統(tǒng)計(jì)是一項(xiàng)非常非常重要的應(yīng)用，在華天動(dòng)力OA系統(tǒng)中，各種表單審批完成后，可以即時(shí)生成各種類型的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為管理層提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支撐。比如統(tǒng)計(jì)一個(gè)階段內(nèi)各部門的費(fèi)用情況、合同金額等，使用起來極為方便。
OA系統(tǒng)中的工作流管理應(yīng)用博大精深，且不斷進(jìn)步，比如目前在數(shù)據(jù)整合和手機(jī)審批上的需求就非常旺盛。
數(shù)據(jù)整合是老生常談的問題了，在OA系統(tǒng)中，借款單和報(bào)銷單、費(fèi)用單和預(yù)算單、請(qǐng)假單和休假單的數(shù)據(jù)必須能夠有效的整合，才能夠?qū)⑷哭k公流程融會(huì)貫通，實(shí)現(xiàn)消除信息孤島，減少重復(fù)工作，大大提升工作的效率和質(zhì)量。
手機(jī)審批則是近些年來興起的應(yīng)用，用戶已經(jīng)不滿足于通過PC來審批流程，而是通過更為便捷的手機(jī)來審批，在這方面，優(yōu)秀的OA系統(tǒng)都已經(jīng)具備了成熟而完善的方案。
最后要說的是，因?yàn)楣ぷ髁鞯墓δ芊浅?fù)雜，所以易用性設(shè)計(jì)也就顯得難能可貴，否則系統(tǒng)管理員很難設(shè)置和維護(hù)好，使用者用起來也很不方便，那就達(dá)不到預(yù)期的效果了。
關(guān)鍵詞:
華天
OA系統(tǒng)
OA系統(tǒng)全解
