現在業界有一種說法是，OA系統的兩大焦點應用是流程管理和擴展性。那么OA主流廠商在這兩方面做的怎樣呢？他們能給用戶帶來哪些幫助呢？
為此接下來的一段時間里，支點網將走訪這些廠商，了解它們的OA系統流程管理和擴展性情況，以便用戶在OA選型時有更好的參考。
支點網率先采訪的是華天動力馬長驥，馬長驥為我們介紹了華天動力OA軟件實現了哪些工作流，通過實現這些工作流能為企業帶來哪些效益，以及在與其他應用系統集成時，華天動力是怎樣克服困難，幫助用戶系統更好的集成，避免在各個系統之間來回切換。
工作流助OA系統發揮最大價值
對于OA系統來講實現流程管理也就是實現工作流的暢通。工作流就像縱橫交錯的管道，構成一張嚴密的辦公網絡，連接起企業內每個人、崗位、部門、事務，這張網絡的順暢與否，決定了企業辦公效率和執行力的高低。
馬長驥對工作流的理解是：“工作流包括三個要素：人、事、法，也就是什么人、什么事、怎么做。這里面的“法”也就是做事的方法、流程和規則，是工作流的精髓。”
因為中國企業管理特點的不同，工作流程往往比較復雜。如果不借助一個有效的管理工具，在執行的過程中經常出現各種問題，如越級、越崗、錯位、推諉、拖延、有始無終、無從追溯、難以考核等。
為了實現企業更好的流程管理，華天動力設計了七大流程管理類型，包括：自由流程、自由順序流程、固定流程、分支流程、并發流程、半自由流程、無流程。除了“無流程”是一種比較特殊的流程外，其他幾種流程都是非常常用的。馬長驥表示，這七大流程既可以獨立使用，也可以組合使用，既有規范性，又有靈活性，可以完全滿足企業各種復雜的流程管理需求。
“工作流是OA系統應用最重要的核心，做好工作流管理功能，可以幫助企業將OA系統的價值最大限度的發揮出來，所以工作流技術一直是華天動力OA系統研發的重中之重。”馬長驥如是說。
工作流應能實現OA系統內外部數據整合
工作流是OA系統應用最重要的核心，做好工作流管理功能，可以幫助企業將OA系統的價值最大限度的發揮出來，那么怎樣才能最大限度發揮OA系統價值呢？答案就是工作流應能實現OA系統內外部數據整合。
馬長驥表示，華天動力最大的優勢在于可以便捷的實現與OA系統內部數據，以及OA系統外部數據的關聯和整合。 在內部數據關聯上，比如“報銷單”和“借款單”之間的數據關聯：在填寫“報銷單”的時候，系統自動調出之前的“借款單”，提取借款金額，直接計算出報銷的結余，無需出納手工計算。另外如“費用單”和“預算單”之間的數據關聯，“請假單”和“休假單”之間的數據關聯等。
在外部數據整合上，包括OA系統和HR、ERP、財務軟件的數據整合等。比如在OA系統中審批“出貨單”，單據上出貨商品的名稱和規格直接來自于ERP系統，比如在OA系統中審批完畢的“報銷單”，可以直接將數據傳輸到財務軟件中生成憑證，而無需再手工操作。
輕松適應企業組織架構的變化
既然工作流如此重要，那么它是不是就會很繁瑣呢？用戶無法很好的了解它的精髓以及駕馭它呢？比如說當企業組織架構發生變化時，企業是否就無能為力，只能等著OA廠商來幫助企業梳理流程呢？答案是否定的，對于好的OA廠商來講，它們可以提供圖形化流程設計，企業可以自己修改和設計流程。 但是，對于華天動力來說，它們把復雜留給了自己，簡單留給了客戶。
馬長驥表示，華天動力OA的工作流可以動態的適應企業組織架構的變化，在大部分情況下企業是無需修改流程的。 如果流程中的審批人經常變動，而崗位不變，那么可以使用基于崗位的流程設置方式，包括絕對崗位和相對崗位，這樣不管在該崗位上的人員是誰，流程都會自動通過該崗位對應的審批人進行審批。 如果流程中的崗位經常變動，而審批人不變，那么可以使用基于人的流程設置方式，這樣不管該審批人處于什么崗位，流程也都會準確的找到他進行審批。
“只有當企業流程的崗位和審批人都經常變動時，才需要調整流程。”華天動力OA的流程設計是完全圖形化的（參見
m.haiguanoa.cn），可以方便的調整，另外它還提供了復制流程和模擬流程等工具，以幫助企業快速新建流程、測試流程，建立合適的流程。
決定OA系統擴展性三要素
對于一個OA系統來講，工作流再暢通，如果它不能與其他應用系統很好的集成，需要用戶在各個系統之間來回切換的話，那么它必如無源之水，最終會枯竭。對于OA廠商來講，它的OA系統能與多少應用系統集成也成了它具有多大競爭力標志之一。
筆者認為，決定OA系統的擴展性因素有：OA廠商知名度、體系架構和技術設計。OA廠商知名度很容易理解，廠商知名度越高，使用它的用戶比然就越多，與它進行集成是在所難免的。 至于體系架構和技術設計，那么它就必須是開放的，開放接口標準以及部分源碼。
馬長驥表示，目前華天動力已經實現了與金蝶財務軟件、用友財務軟件、以及主流HR軟件的集成，并可以實現與主流ERP管理軟件的集成。 OA系統與其他應用系統集成的難點在于跟第三方業務系統開發商之間的配合問題。它需要雙方能夠提供開放接口和數據表結構等信息，以便于對接。在這項工作上，往往需要用戶協助進行溝通與協調。
馬長驥為我們舉了一個實例，他說：“利眾集團使用了華天動力OA系統，并希望和現有的HR系統共用一套部門和人員信息。這就意味著，在華天動力OA系統中打開一個審批單，里面的部門、人員等信息直接調用自HR系統。”
“經過利眾集團的協調，華天動力了解了該HR系統的數據表結構，并在需要調用的數據上建立了關聯。”
馬長驥表示，現在利眾集團如“員工請假申請單”的審批流程，“申請人信息”和“詳細信息”中的工號、姓名、部門、職務等信息都是華天動力OA從HR系統中自動調用過來的。更重要的是，表單中的已請事假、已請病假、已請年假等數據也都直接調取自HR系統，記錄了該員工自入職以來的請假天數，讓申請人和審批人都可以直接看到，大大方便了工作管理。
